浅谈图书馆档案管理数字化建设

摘要：图书馆档案是图书馆管理的重要组成部分，在十二五期间，图书馆网络实现三网融合势在必行，因此必须做好图书馆档案数字化准备。图书馆档案数字化建设基础有三：前期的调研工作和配套的文件管理程序；形成一定规模的数字化档案数据库；人才因素。数字化配套设施主要包括设备体系和管理系统。

关键词：图书馆；档案；数字化

中图分类号：G251文献标志码：A文章编号：1002-2589（2011）17-0207-02

21世纪是信息数字化的全新时代,信息技术的发展和互联网技术应用,图书馆档案正在以数字化的形式收集、存储,用有序的数字化模式管理已是必然趋势。图书馆档案是人们在图书馆工作实践中直接形成的具有保存、参考价值并按一定规律保存起来以备查考的原始文件资料。它包括上级领导对图书馆工作的指示和要求、图书馆工作规划和总结、重要会议和活动的记录、日常业务工作、各种统计记录、人员情况等原始材料,是图书馆各个历史时期的客观反映,是图书馆事业发展的历史凭据。图书馆档案数字化建设是将现有的各种载体的图书馆档案 ，通过与计算机硬件、软件相结合，实现其数字化存储的过程。图书馆档案数字化将为图书馆资料网络化管理奠定基础，为图书馆档案信息化建设奠定基础。

一、图书馆档案数字化建设的内在理念

1、确保保存“记忆”功能的实现

所谓“记忆”就是对“历史”的保存。图书馆部门是为读者实现信息输入的专业部门，随着图书馆信息素养教育的广泛开展，数字素养能够突出地表现21世纪的数字化潮流和数字图书馆的发展需要，当代数字文化、数字素养、数字目录学、数字化管理的可持续与图书馆相关服务体系有着十分重要的现实意义。在“十二五”期间，图书馆事业面临着转型超越和持续发展，加快全面数字化建设，是图书馆的生存之本。在此期间，图书馆既要重视数字资源和新资源、新媒体的揭示报道、知识管理与有效利用等，也要重视纸质资源的书目控制、导读与深度开发，还要特别重视文献遗产的数字化保护，利用信息技术保存与利用民族文献遗产，建设图书馆数字化和知识化服务平台，促进图书馆的资源建设与知识服务。而这些数字化建设要依靠“图书馆历史” 来实现。对档案部门来说，保存和延续“图书馆历史”，实现“图书馆管理记忆”可持续，不仅是本部门的立业之本，更是为事业奠基之举措。提供信息、服务全局生产则是强业之路。图书馆档案数字化建设就是要实现“图书馆管理记忆”的功能，并在此基础上进行图书馆信息化建设，才可能要利用先进的信息技术来拓展和实现档案部门提供信息服务功能。因此，在档案数字化建设中要加大对数字化档案研究的力度，解决数字化档案长期保存与安全传输等问题。否则，“图书馆管理记忆”就会面临丢失的危险。

2、应照顾档案用户需求

个体需求是图书馆档案数字化建设成果的普通受用者，但对个人来说，由于受到上网权限、技巧及对信息的需求等因素的制约，使得档案数字化建设与他们还有一段距离。对部门来说，上网权限不是问题，但也同样存在其他的因素。“图书馆档案数字化”建设不是使档案部门富有现代气息，而是建设一种新型的更加适应图书馆发展要求和利用较小空间实现大量存储图书馆管理信息的档案部门，是适应图书馆发展和更好地位图书馆管理做好服务，更迫切的问题是研究图书馆前进方向的必要条件。所以，图书馆档案数字化建设应顾及现实、照顾用户需求，还要保持与图书馆其他业务同步发展，增强图书馆档案意识。

3、努力做好与各部门间融合的档案数字化发展准备

“三网融合”是我国信息化建设的发展趋势，图书馆面对新局面，利用好互联网、移动通信和数字电视新媒体，传播图书馆数字资源，为更多的社会人群提供服务，势在必行。期间的准备工作是我们需要认真研究和探讨的问题，推动图书馆进一步拓宽服务的深度和广度。而档案具有保密性，在做好融合准备过程中，保密设置应是各项工作的重中之重。图书馆档案数字化是为图书馆档案信息化奠定基础的。目前图书馆各部门档案管理发展还不平衡，特别是档案信息数字化程度差距更大，图书馆信息网络的发展、档案的整理、科学分类和计算机存储等方面存在着很大的差异，要实现图书馆档案的数字化存储不可避免要实现图书馆档案资源的共享，以避免资源的浪费和档案的不齐全、不完整性。因此，在考虑图书馆档案数字化时还要把部门档案管理差距考虑在内。

二、图书馆档案数字化的基础

1、前期的调研工作和配套的文件管理程序

应该根据一定的原则确定数字化档案的范围,有目的、有计划地筛选哪些馆藏档案应该数字化、哪些不需要数字化;哪些只需目录数字化,哪些要进行全文数字化。避免把无用档案数字化,再造数字化垃圾。对图书馆档案的科学分类、排列、索引和编研等工作，要形成档案管理的一整套规章制度，还要有对馆藏的充分调研。与图书馆档案数字化密切相关的配套文件管理程序包括的规范和标准有：档案机读目录格式、电子文件归档管理、电子文件及电子档案元数据、电子档案接收及其管理、电子档案存储格式、档案管理软件功能要求、档案数字化技术规范、档案信息网络安全等。

2、要形成一定规模的数字化档案数据库

首先要把图书馆档案目录数字化，即建立档案目录数字化数据库。它是建设数字化档案的基础,也是开展馆藏档案数字化工作的前提。其次将部分档案全文数字化相结合,这是图书馆档案数字化的核心。图书馆档案全文数字化就是将传统的以纸张、照片、录音带、录像带、缩微胶片为存储介质的各种原始档案资料,通过扫描、压缩、转化等手段转换成图片、声音和影像文件等,然后按照一定的存储方式存储在磁盘阵列、光盘库等各种大容量的存储介质上,实现原文件信息数字化。因为是否能够积累足够的大量的、有实用价值的数字化档案和不断增加的数字化信息是能够合理有效运行图书馆档案数据库的基石。目前，我省图书馆数据库、读者信息数据库、机读目录数据库的建设已经基本完成，但在图书馆科研、项目建设等其他大量的数据仍处于流散状态。如何使上述数据库科学地连接，使其在形成“图书馆管理记忆”时完整、系统，并能够发挥效率是今后的研究方向。

3、人才因素

图书馆档案数字化的过程仍面临着人的因素。在“十二五”开局之年，中国高等教育启动了图书馆学专业硕士学位教育。中国高等教育本科层次设有图书馆学专业教育，并具有学术型硕士教育，各级各类图书馆也大量招收了非图书馆学专业的本科、硕士、博士毕业生。图书馆档案人员的职业素养却从未有人提及，根据档案工作在图书馆管理工作中所占比重，笔者认为，图书馆专业硕士学位教育及馆员职业资格认证中应该包含图书馆档案管理人才的数字化素养教育。目前，图书馆档案管理人员的专业素养将直接影响数字化的速度和质量。知识的老化、信息开发形式传统的现状将直接影响着档案信息开发的力度和深度。档案人员的专业素养是实现档案管理科学化的基础，没有科学的分类体系和完整的材料收集，实现档案数字化只能是纸上谈兵；档案人员的计算机水平则是影响实现档案数字化质量的重要因素，英语水平、图书馆专业水平、对图书馆专业的前景和热点的洞察力等等都将影响到数字化的质量和效率。因此，大力开发档案人员的专业水平、计算机操作、维护能力以及努力提高图书馆专业水平将会是奠定图书馆档案数字化的良好基础。

三、图书馆档案数字化的配套设施

1、设备体系

主要应包括服务器、光盘镜像服务器、交换机、缩微胶片数字化设备、视频音频信息采集设备、数码摄像机、数码照相机、计算机、扫描仪、以及相关的编辑、喷绘、光盘刻录机等设备，这些设备将为图书馆档案数字化奠定有利的物质基础。

2、数字档案信息管理系统

图书馆档案数字化，不是将图书馆档案数字化就完成任务了，还要建立起一整套的数字化管理体系。

（1）接收、采集系统。该系统的功能主要包括接收处理各部门将要向档案部门移交的电子档案和电子目录，通过网络采集和处理各网站上有用的档案信息，通过网络采集多媒体信息、档案资料征集工作管理等。

（2）管理存储系统。该系统的功能包括档案著录标引、档案资料动态管理、档案数字化管理、办公自动化管理、档案事业信息管理、数据安全、维护等。

（3）开发利用系统。该系统功能包括档案利用登记、检索、调卷、档案信息加工、编排和档案信息网站等，最终实现通过网络查阅利用档案信息。

参考文献：

[1]徐进.兰台探幽——图书馆档案工作分析及对策研究[J].图书馆工作与研究,2008,(4).

[2]张国英.水文档案信息管理系统建设的思考[J].水利天地,2007,(9).

Discussion on digitalization building of library files management

Jing Zhao-yang

(Harbin Library, Harbin 150086, China)

Abstract: The library files are an important part of library management. During the 12th-Five-Year Plan, it is imperative to merge three networks in library. Therefore, the library files should be digitalized to make a preparation for the merging of three networks. The paper makes a summary of the inherent concept of digitalization building of library files management, the base for file digitalization, and the supporting facilities for digitalization.

Key word: Library;Archive ;Digital（责任编辑/宋伯伟）

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